فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
شاید تا به حال نام فاکتور رسمی به گوشتان خورده باشد. این نوع از اسناد مالی برای کسب‌وکارها و همچنین اداره‌ی امور دارایی از اهمیت بالایی برخوردار است. ممکن است تفاوت‌های فاکتور رسمی با فاکتورهای غیر رسمی یا صوری را ندانید. در این مقاله به طور کامل در مورد تعریف فاکتورهای رسمی و مقایسه‌ی آن با سایر اسناد مالی می‌پردازیم و به این سوال پاسخ می‌دهیم که ویژگی‌های مهم یک فاکتور رسمی چیست؟ پرداخت یار پی‌پینگ، سرویس فاکتور رسمی را در قالب سرویس جذاب فاکتور آنلاین، به همه کسب‌وکارها ارائه می‌دهد.
فاکتور چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
فاکتور یک سند تجاری دارای مهر و زمان‌دار است که معامله‌ای را بین خریدار و فروشنده ثبت می کند. اگر کالاها یا خدمات به صورت اعتباری خریداری شده باشند، فاکتور معمولا شرایط معامله را مشخص می کند و اطلاعاتی در مورد روش های پرداخت موجود ارائه می دهد. انواع فاکتورها ممکن است شامل رسید کاغذی، قبض فروش یا سوابق الکترونیکی آنلاین باشد. فاکتورها یکی از اسناد مهم مالی در کنترل‌های داخلی و حسابرسی‌ها هستند. هزینه های موجود در فاکتور باید توسط پرسنل مدیریتی مسئول تایید شود. فاکتورها به طور کلی شرایط پرداخت، هزینه‌ی واحد، هزینه‌ی حمل و نقل، جابجایی و سایر شرایط مشخص شده در حین معامله را مشخص می کنند.
فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی یک سند برای تایید یک معامله بین فروشنده و خریدار است. فاکتور رسمی می‌تواند به اشکال گوناگون دست‌نویس، کاغذی، کامپیوتری، آنلاین و یا توسط نرم‌افزارهای حسابداری تهیه، تنظیم و ارائه شود. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فاکتور رسمی این است که باید مورد تایید دارایی باشد؛ وگرنه به آن فاکتور رسمی اطلاق نمی‌شود. فاکتورهای رسمی اسنادی با مهر و امضای طرفین معامله هستند و فروشنده آن را به خریدار می‌دهد. وقتی در مورد فاکتورهای رسمی صحبت می‌کنیم، طرفین معامله با ارائه‌ی آن فاکتور به سازمان امور مالیاتی می‌توانند از حقوق خود دفاع کنند.
تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی
فاکتور های رسمی طبق قوانین و مقررات سازمان دارایی تهیه می‌شوند و مورد استفاده قرار می‌گیرند، اگر فاکتوری از آن قوانین و مقررات پیروی نکند جزو فاکتورهای رسمی به حساب نمی‌آید و اعتباری برای سازمان امور دارایی برای بررسی و حسابرسی نخواهد داست. اگر بنگاهی شامل قوانین مالیاتی نباشد ممکن است بدون فاکتور رسمی اجازه‌ی فعالیت داشته باشد. اما اگر بنگاهی شامل مالیات فاکتور رسمی ارائه ندهد، مورد پیگیری قانونی قرار خواهد گرفت.
چه کسانی ملزم به استفاده از فاکتور رسمی هستند؟
همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، فاکتور رسمی برای کلیه‌ی کسب‌وکارهایی که ملزم به ارجاع اسناد حسابداری خود به اداره‌ی امور مالیاتی‌اند، ضرورت دارد. برخلاف تصور برخی افراد، اندازه و مقیاس شرکت و یا بنگاه اقتصادی تاثیر چندانی بر التزام استفاده از این سند را ندارد؛ بلکه بنگاه‌های کوچک یا بزرگ اقتصادی که هر کدام به نوعی شامل قانون مالیات بر ارزش افزوده باشند، باید نسبت به تهیه ی فاکتور رسمی اقدام کنند. یه نسخه از این فاکتور از طرف فروشنده به مشتریان داده می‌شود و نسخه‌ی دیگر آن را فروشنده به سازمان امور مالیاتی کشور می‌دهد. همچنین تفاوتی میان نوع کالا یا خدمات برای لزوم اخذ فاکتور رسمی نیست و کالاهای فیزیکی، مجازی، خدمات گوناگون و … همگی می‌توانند مشمول این قانون شوند.
برخی از مشاغل کوچک مانند مغازه‌ها و فروشگاه‌های خرید محلی، ممکن است مالیات آن‌ها به صورت علی‌الراس (بررسی و تنظیم مالیات از طرف ماموران مالیاتی صورت می‌گیرد) محاسبه شود. در چنین شرایطی صاحبان این فروشگاه‌ها و مغازه‌های محلی می‌توانند تنها در صورت درخواست مشتری به آن‌ها فاکتور (غیر رسمی) بدهند و نیازی به دادن نسخه‌ی دیگری از آن فاکتور به اداره‌ی مالیات نیست.
منظور از مالیات بر ارزش افزوده در فرایند ارائه‌ی فاکتور رسمی چیست؟
ابتدا تعریف رسمی اداره‌ی امور مالیاتی کشور را بررسی می‌کنیم: «مالیات بر ارزش افزوده: مالیات غیر مستقیمی است که بر تفاوت بین ارزش کالاها و خدمات عرضه شده با ارزش کالاها و خدمات خریداری یا تحصیل شده در یک دوره‌ی معین وضع می‌گردد.» هر کالا و خدماتی در مراحل شکل گیری هزینه‌هایی برای آن بنگاه معاملاتی دارد و در نهایت قیمتی که به فروش می‌رسد بیش‌تر از هزینههای اولیه برای ساخت است. به این اختلاف قیمت بین مواد و هزینههای اولیه و قیمت فروش، ارزش افزوده می‌گویند. به زبان ساده میتوان به ارزش افزوده نوعی سود خالص بگوییم که شامل مالیات می‌باشد. این مالیات به صورت عمده از خریداران گرفته شده و توسط فروشندگان جمع آوری می‌شود و در نهایت به اداره‌ی دارایی می‌رسد. در مواردی این مالیات ممکن است به صورت درصدی و اشتراکی از هر دوی خریدار و فروشنده اخذ شود.
از کجا فاکتور رسمی تهیه کنیم؟
فاکتور رسمی را میتوان به روش‌های گوناگون کاغذهای فیزیکی، فاکتورهای آنلاین، نرم‌افزارهای پرداختی و … دریافت نمود. امروزه با پیشرفت نرم‌افزارهای حسابداری اکثر این فاکتورها به صورت خودکار برای مشتریان توسط نرمافزار محاسبه شده و پس از چاپ به دست مشتریان می‌رسد. انواع فاکتورها در این نرم افزارها قابل حصول است. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر برای ایجاد فاکتورهای رسمی خود می‌تواند ارزش قانونی فاکتوررسمی را تا حدی نشان دهد. بسیاری از شرکت‌ها نیز به صورت تخصصی فاکتورهای رسمی معتبر تولید می‌کنند و در اختیار بنگاه‌های معاملاتی قرار می‌دهند. خیلی از این شرکت‌ها به صورت آنلاین خدمات حقوقی و پیگیری‌های مالیاتی را نیز به همراه فاکتورهای رسمی خود به کاربران ارائه می‌دهند.
ویژگی‌های قانونی و مشخصات مهم فاکتور رسمی چیست؟
شماره سریال
اداره‌ی دارایی فاکتورهای رسمی را به وسیله‌ی شماره سریال از سایر فاکتورها تمیز می‌دهد. این شماره سریال‌ها باید قرمز و برجسته باشند؛ برای مثال اگر فاکتور با نرمافزار اکسل و توسط پرینترهای معمولی و بدون شماره سریال چاپ شود اعتباری از لحاظ قانونی ندارد، مگر ثابت شود که شماره سریالی به صورت غیر برجسته روی آن وجود داشته است.
اطلاعات طرفین معامله به همراه مهر و امضا
اطلاعات کامل طرفین معامله مانند آدرس، کد پستی، کد ملی، شماره تلفن، شماره ثبت شرکت، کد اقتصادی و سایر اطلاعات مهم آن‌ها باید به همراه مهر و امضای آن‌ها بدون خط خوردگی در فاکتوررسمی درج شود.
مالیات بر ارزش افزوده
قبل از محاسبه‌ی مالیات، توضیحات کالا و خدماتی که مورد استفاده قرار می‌گیرد، به همراه تعداد و قیمت هر کالا لحاظ می‌شو. با توجه به قیمت نهایی کالا و تخفیف‌های موجود روی هر کالا یا تخفیف‌های عمومی، مبلغ قابل پرداخت مشخص می‌شود. سپس از آن مبلغ قابل پرداخت با توجه به فعالیت‌های شرکت درصدی از مالیات بر ارزش افزوده برای مشتری و شاید درصدی نیز برای فروشنده لحاظ شود. باید توجه کنیم حتما کسر مالیات پس از محاسبه‌ی تخفیف انجام شود وگرنه میزان مالیات با مقدار واقعی متفاوت شده و نوعی تخلف به شمار می‌آید.
تفاوت فاکتورهای رسمی و فاکتورهای صوری
فاکتورهای صوری حالت غیر متعارف فاکتوررسمی هستند که ممکن است برای فرار مالیاتی و یا برای رها شدن از بروکراسی‌های اداری توسط بنگاه‌های معاملاتی مورد استفاده قرار بگیرد. در این موارد اگر اداره‌ی امور مالیاتی از این قضیه مطلع شود بنگاه خاطی را جریمه می‌کند. برای حل این مشکلات و صحت سنجی فاکتور رسمی از غیر رسمی اداره‌ی امور مالیاتی روش‌های گوناگونی استفاده می‌کند. برای مثال اداره دارایی می‌تواند اعتبار گواهی ارزش افزوده را مورد بررسی قرار دهد و اعتبار شناسنامه‌های داخل فاکتور و موسسات تجاری فاکتور را بررسی کند که آن موسسات غیر فعال و جعلی نباشند. همچنین میتوان با بررسی مواردی مانند مشاهده‌ی فروشندگان کالا و خدمات و ارزیابی خدمات آن‌ها، تطبیق نسبت معقول میان کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور رسمی با فعالیت‌هایی که شرکت دهنده‌ی فاکتور انجام می‌دهد، بررسی مستنداتی که در حمل‌ونقل کالا در دسترس است و مستندات پرداختی مانند آرشیو تراکنش‌های پرداختی و … تشخیص داد که آیا فاکتوررسمی معتبر است یا حالت صوری دارد.
ارسال نظر